レポート

担当者1,083名に訊いた「リモートワークにおける防災と従業員の安全管理」【独自調査】

2021.04.28

防災
調査・レポート

リアルタイム危機管理情報サービス『Spectee Pro』を提供するスペクティは、企業や自治体で防災対策や危機管理に従事する方々を対象に、定期的に様々な角度から調査を実施しております。

新型コロナウイルスの流行はいまだに事態の収束が見えず、多大な影響を社会に与え続けています。その中で我々のワークスタイルにおいて起きた最も大きな変化は、「急速にリモートワークが普及したこと」ではないでしょうか。それに伴い、従業員はこれまでオフィスや事業所など、毎日決まった場所に出勤し、決まった時間働くのではなく、自宅やカフェ、コワーキングスペースなど様々な場所で働くようになりました。‘オフィスと通勤途上’だけを想定しておけば良かった防災・安全管理を根本から考え直す必要が生じています。

今回は企業・自治体の担当者1,083名を対象に、リモートワーク下の防災・安全管理においてどのような課題を持っているのかについて調査を行いましたので、その結果をご報告いたします。

コロナ後もリモートワークを継続するか

コロナが収束した後も、リモートワークという働き方は我々の「ニューノーマル」として定着するのでしょうか？

まずはじめに、「コロナ収束後もリモートワークを継続する予定ですか？」と質問したところ、『一部従業員が継続する予定（47.3％）』という回答が最も多く、次いで『全従業員が継続する予定（29.9％）』『コロナが収束したら廃止・中止する予定（15.2％）』『まだ分からない・決まっていない（5.0％）』『コロナが収束する前に廃止・中止する予定（2.6％）』と続きました。

いまだ未定だという回答も5%あるものの、実に77%は継続を予定しています。一部の従業員がリモートを継続という回答が半数近くを占め、「働く場所が多岐にわたる」ことは今後定着する可能性が高いと言うことができるでしょう。

リモートワーク導入で変えたこと

では、リモートワークを導入することに伴って、制度やルールなど、何を変更する必要があったのでしょうか。

「リモートワークの導入に伴い、組織内で変更したものを教えてください（複数回答可）」と質問したところ、『労務管理制度（42.7％）』『通勤交通費（定期代の支給→都度精算など）（42.7％）』という回答が最も多く、次いで『社内システムのセキュリティ管理（32.7％）』『給与制度（24.4％）』『社内文書の電子化（23.1％）』『従業員のコミュニケーション方法（21.5％）』と続きました。実態に合わせるかたちで、労務管理の制度や交通費の精算方法などを変更するのは当然と思われますが、それに伴い、外部からネットワークにアクセスすることが多くなることに対応するため、セキュリティの強化に取り組んだ組織が多いようです。また、社内文書を電子化したり、従業員同士のコミュニケーション方法を変更したりと、働き方そのものを変えたという回答も多くあります。

以降の結果としては、『従業員の安全衛生管理（15.4％）』『防災計画（14.5％）』『オフィス改革（本社機能の移転、規模縮小など）（12.8％）』と続きましたが、これらの項目の数字は低いことを見ると、防災・安全管理の見直しについては未着手や検討中の組織が多いだろうことが伺えます。

リモートワークのために導入したツール

現在はクラウドのサービスをはじめとして、業務を効率化するサービスが多く提供されています。リモートワークの広がりに伴って、どのようなツールが導入されたのでしょうか。

「リモートワーク導入と同時に導入したツールを教えてください（複数回答可）」と質問したところ、『ビデオ会議ツール（53.5％）』という回答が最も多く、次いで『ビジネスチャットツール（37.1％）』『ファイル共有システム（30.0％）』『防災・危機管理システム（22.0％）』『勤怠管理、労務管理システム（21.4％）』『安全衛生管理システム（10.8％）』と続きました。離れた場所での業務を円滑に進めるべく、Zoom/Teams/WebExといったビデオ会議ツールや、slack/LINE WORKS/Chatworkといったビジネスチャットツールを日常の業務で使用し始めたという方も多いのではないでしょうか。そして防災・危機管理システムを新たに導入したという回答も実に5社に1社の割合に及びました。

リモートワーク導入による危機管理に対する考え方の変化

制度やルールの変更、新しいツールの導入などの変化があったことはわかりました。それでは目に見えない「組織としての危機管理に対する考え方」に変化はあったのでしょうか？

「リモートワーク導入以降、組織の危機管理に対する考え方が変わりましたか？」と質問したところ、『大きく変わった（26.9％）』『ある程度変わった（54.3％）』を合わせて8割以上の方が変わったと回答しました。具体的にはどのような回答があったでしょうか。

▼組織の危機管理に対する考え方はどのように変わりましたか？

在宅時の防災マニュアルの周知徹底（40代／男性／北海道）
安全に対する組織図を変更した（50代／女性／兵庫県）
データの管理を一番に考えるようになった（50代／男性／北海道）
安否確認もシステム登録になった（40代／男性／宮城県）
サイバーセキュリティへの意識が高まった（50代／男性／千葉県）

リモートワークによって困難になったこと

では、リモートワークを導入することによって、従来よりも困難になったことは何でしょうか。

「リモートワーク導入によって以前よりも難しくなったことを教えてください（複数回答可）」と質問したところ、『災害発生時の対応（オフィス周辺以外の災害に対しても対応する必要があるなど）（36.6％）』という回答が最も多く、次いで『従業員の精神衛生（メンタルヘルス）管理（34.8％）』『組織としての防災対策（オフィス以外の防災対策など）（33.6％）』『従業員の安全管理（33.2％）』『従業員の勤怠管理（29.8％）』『従業員の人事評価（19.5％）』と続きました。

リモートワークの環境下では、まず従業員の状態を把握することが難しくなります。いまPCに向かっているのか、会議中なのか、食事をしているのか、そしてオフィスで実際に会ってコミュニケーションしていれば感じ取れるようなメンタル面での変化も、リモート下では気づくのが難しくなるでしょう。そうした中で、災害が発生した際にどう対応すればいいのか、また組織としてどのように対策を打てばよいのかを考えるにあたり、困難さを感じている担当者が多いことがわかります。

具体的な回答の例をいくつか挙げます。

▼リモートワーク導入によって特に難しくなったこととは

オフィス外での防災まで手が届かない（50代／女性／兵庫県）
組織としての防災対策（50代／男性／広島県）
災害発生時の連絡方法（40代／女性／東京都）
コミュニケーションがとりづらくなったので社員のメンタル面が心配（30代／男性／愛知県）
3,000人を超える従業員がいるので衛生管理が一人ひとりに行き届かない（50代／男性／東京都）

リモートワークにおける防災対策・従業員の安全管理の課題

リモートワーク下での災害対応や従業員の安全衛生管理が、従来よりも困難になったと感じている担当者が多いことが分かりましたが、具体的にはどのような課題があるのでしょうか。

「現状の防災対策や従業員の安全衛生管理には課題があると思いますか？」と質問したところ、『安全衛生管理に課題がある（39.9％）』という回答が最も多く、次いで『防災対策に課題がある（22.8％）』『防災対策・安全衛生管理共に課題がある（20.5％）』『課題はない（16.8％）』と続きました。実に83%の企業・自治体が、防災対策・安全衛生管理に課題を感じている状況が浮き彫りとなりました。

ではその中でも早急な対策が求められている課題とは何なのでしょうか。「すぐにでも対策をしなければならない喫緊の課題を教えてください（上位3項目まで）」と質問したところ、『従業員の危機意識の醸成（36.4％）』という回答が最も多く、次いで『従業員の就業場所を網羅した災害情報の把握（34.7％）』『組織としての防災対策の見直し（31.7％）』『災害情報の従業員への周知（24.7％）』『従業員の精神衛生（メンタルヘルス）のケア（22.8％）』『従業員の安否確認体制の整備（21.3％）』『人事評価制度の見直し（13.5％）』『喫緊の課題はない（0.8％）』と続きました。

自宅やコワーキングスペースなど、従来のオフィスを離れて働く従業員がどこにおり、その場所にどんな危険があるのか、組織側ですべてを把握管理することは難しく、従業員自身が危機意識を高く持つことが大切だと思われます。特に自宅の場合は危機意識に隙が生まれやすいのではないでしょうか。有事の際も従業員ひとりひとりが適切に対応でき、組織と迅速に情報共有ができるような仕組みが必要だと思われます。

まとめ

今回の調査で、リモートワークを導入した企業・自治体の課題が見えてきました。

新型コロナウイルス感染症の流行によって半ば強制的に導入するに至ったリモートワーク。組織の持つ拠点近辺と通勤時のみに注意を払えば良い時代は終わり、様々な場所を就業場所に選ぶ従業員ひとりひとりを考えた災害対策と安全管理が求められるようになったと言えるでしょう。また、コロナ流行が収束したとしても、多くの企業・自治体はリモートワークを継続する意向を持っており、当たり前の環境として今後定着する可能性が高いと言えます。リモートワークは、通勤を省けることによる生産性の向上や、これまで労働市場に参加していなかった貴重な労働力を取り込めるというポジティブな面もあります。今回の流行だけを見てその場しのぎの対応をするのではなく、組織のありかたや対応のプロセス、従業員教育など、防災・安全管理の体制自体を見直すことが必要なのではないでしょうか。

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